Schnittstellen sind der Teil der Software, über den niemand spricht, bis er nicht funktioniert. Dann kostet er Zeit an der Stelle, an der sie am teuersten ist: bei der Veröffentlichung eines Objekts.
OpenImmo als gemeinsame Sprache
Für den Austausch von Immobiliendaten hat sich im deutschsprachigen Raum OpenImmo als XML-Format etabliert. Software exportiert damit, Portale importieren damit.
Für die Auswahl heißt das: Die Frage ist nicht, ob ein Anbieter OpenImmo unterstützt — das tun fast alle — sondern wie vollständig.
- Werden alle Felder abgebildet oder nur die Pflichtangaben?
- Kommen Bilder, Dokumente und Grundrisse mit?
- Wird auch importiert, nicht nur exportiert?
Der letzte Punkt entscheidet über den Wechsel. Ein Anbieter, der nur exportiert, lässt Sie heraus — ein Anbieter, der auch importiert, lässt Sie herein.
Portalanbindung: direkt oder über einen Dienst
Es gibt zwei Wege, und sie unterscheiden sich im Betrieb erheblich.
Direkte Anbindung. Die Software spricht unmittelbar mit dem Portal. Vorteil: weniger Zwischenstationen, schnellere Rückmeldung bei Fehlern. Nachteil: Der Anbieter muss jede Portal-Änderung selbst nachziehen.
Über einen Verteildienst. Ein Zwischenanbieter nimmt die Daten entgegen und verteilt sie. Vorteil: viele Portale auf einen Schlag. Nachteil: eine Station mehr, an der etwas hängen bleiben kann — und bei Fehlern ist unklar, wer zuständig ist.
Fragen Sie konkret nach, welche Portale direkt angebunden sind. Die Antwort „wir unterstützen alle gängigen Portale" ist keine.
Was bei Fehlern passieren muss
Der wichtigste Punkt im Betrieb: Was geschieht, wenn eine Übertragung scheitert?
- Gibt es eine sichtbare Rückmeldung, oder scheitert sie still?
- Wird ein erneuter Versuch automatisch unternommen?
- Sehen Sie in der Software, welcher Stand im Portal steht?
Eine stille Fehlschlagung ist das teuerste Verhalten überhaupt: Das Objekt ist nicht online, und niemand bemerkt es, bis ein Kunde fragt.
Kontingente im Blick behalten
Portalverträge enthalten Kontingente. Eine gute Software zeigt den Stand an, bevor er ausgeschöpft ist — eine schlechte lässt die Übertragung scheitern und meldet einen technischen Fehler, dessen eigentliche Ursache kaufmännisch ist.
Weitere Anbindungen, die zählen
Je nach Arbeitsweise:
- Kalender und E-Mail für Besichtigungstermine und Korrespondenz
- Bewertungs- und Marktdatendienste
- Dokumentenerstellung für Exposés und Verträge
- Buchhaltung, wenn Provisionen abgerechnet werden
Prüfen Sie, ob es sich um echte Schnittstellen handelt oder nur um einen CSV-Export, der von Hand weiterverarbeitet wird. Der Unterschied zeigt sich erst im Alltag.
Die Frage vor dem Vertrag
Stellen Sie sie früh, weil die Antwort unangenehm sein kann: Wie komme ich wieder heraus?
- Export aller Objekte und Kontakte in einem offenen Format
- Dokumente und Bilder inbegriffen, nicht nur Stammdaten
- Zugang zu den Daten nach Vertragsende, mindestens für eine Übergangszeit
Wer darauf ausweichend antwortet, sagt damit das Wesentliche über die kommenden Jahre.
Fazit
Die Auswahl entscheidet sich an drei Fragen: Wie vollständig ist OpenImmo umgesetzt? Was passiert bei einer gescheiterten Übertragung? Und wie bekomme ich meine Daten wieder heraus?
Funktionslisten beantworten keine davon.