Wer Maklersoftware vergleicht, bekommt Funktionslisten, die sich kaum unterscheiden. Objektverwaltung, Kontakte, Exposé-Erstellung, Portalanbindung — das kann alles. Die Unterschiede liegen in der Tiefe, und die steht in keinem Datenblatt.
Die Portalanbindung ist der Kern
Für die tägliche Arbeit ist entscheidend, wie zuverlässig Objekte in die Portale gelangen. Prüfen Sie nicht, ob ein Anbieter Portale unterstützt, sondern wie:
- Welche Portale sind direkt angebunden, welche nur über einen Zwischendienst?
- Werden Änderungen automatisch nachgezogen oder manuell angestoßen?
- Was passiert bei einem Fehler — gibt es eine Rückmeldung oder scheitert die Übertragung still?
- Werden Kontingente angezeigt, bevor sie ausgeschöpft sind?
Der letzte Punkt wird unterschätzt. Wenn das System nicht meldet, dass das Portal-Kontingent voll ist, merkt man es daran, dass ein Objekt nicht erscheint — meist zu spät.
Ein Hinweis zur Struktur des Marktes: Die beiden großen deutschen Portale gehören inzwischen zu Konzernen, die auch Software und Bewertungsdienste anbieten. Wer eine Lösung aus demselben Haus nutzt, bekommt oft die engere Anbindung — bindet sich damit aber auch stärker.
Datenmodell: was beim Wechsel zählt
Die unangenehmste Frage stellt man am besten vor dem Kauf: Wie komme ich wieder raus?
- In welchem Format lassen sich Objekte und Kontakte exportieren?
- Sind Dokumente und Exposés im Export enthalten oder nur die Stammdaten?
- Wie lange bleibt der Zugang nach einer Kündigung bestehen?
OpenImmo ist der verbreitete Austauschstandard für Objektdaten. Wer ihn vollständig unterstützt — nicht nur beim Import — macht einen späteren Wechsel möglich.
Zusammenarbeit im Team
Viele Systeme sind für Einzelmakler gebaut und skalieren schlecht. Prüfen Sie, bevor es weh tut:
- Rechte je Nutzer oder nur global?
- Sichtbarkeit von Objekten und Kontakten pro Mitarbeiter steuerbar?
- Nachvollziehbar, wer was geändert hat?
- Was passiert mit den Daten eines ausscheidenden Mitarbeiters?
Rechtliches, das die Software leisten muss
Zwei Punkte sind nicht verhandelbar:
- Auftragsverarbeitungsvertrag. Sie verarbeiten personenbezogene Daten von Interessenten; der Vertrag mit dem Anbieter ist Pflicht.
- Löschkonzept. Interessentendaten dürfen nicht unbegrenzt liegen bleiben. Das System sollte Fristen und Löschungen unterstützen, statt sie Ihnen zu überlassen.
Dazu kommt die Pflicht zum Energieausweis in jedem Inserat — eine gute Software erzwingt die Angabe, statt sie optional zu lassen.
Wie man sinnvoll testet
Eine Demo zeigt den Idealfall. Aussagekräftig wird es erst mit echten Daten:
- Legen Sie zehn reale Objekte an, nicht eines
- Übertragen Sie testweise auf ein Portal und prüfen Sie das Ergebnis dort
- Lassen Sie die Person testen, die später täglich damit arbeitet
- Stellen Sie eine Supportanfrage und messen Sie die Antwortzeit
Der letzte Punkt sagt mehr über die kommenden Jahre aus als jede Funktionsliste.
Fazit
Die Funktionen gleichen sich, die Unterschiede liegen in Portalanbindung, Exportierbarkeit und Support. Wer vor dem Kauf klärt, wie er wieder herauskommt, entscheidet freier — und merkt schnell, welche Anbieter diese Frage nicht gern beantworten.