Die Nebenkostenabrechnung kommt einmal im Jahr, und die meisten Mieter überweisen die Nachzahlung ungeprüft. Dabei lohnt der Blick: Fehler sind häufig, und sie gehen selten zugunsten des Mieters aus.
Für die Prüfung brauchen Sie die Abrechnung, Ihren Mietvertrag und etwa eine halbe Stunde.
Zuerst: die Frist
Die Abrechnung muss Ihnen innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für ein Kalenderjahr heißt das: bis zum 31. Dezember des Folgejahres.
Kommt sie später, kann der Vermieter grundsätzlich nichts mehr nachfordern — es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie dagegen trotzdem bekommen.
Das ist der schnellste Prüfpunkt, und er erledigt manchen Fall sofort.
Zweitens: Steht die Position im Vertrag?
Umgelegt werden darf nur, was vereinbart ist. Steht im Mietvertrag keine Regelung zu den Betriebskosten, schuldet der Mieter sie nicht — auch wenn sie tatsächlich angefallen sind.
Prüfen Sie Position für Position gegen den Vertrag. Eine pauschale Formulierung wie „die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung" genügt zwar, deckt aber eben nur diese ab.
Drittens: Ist die Position überhaupt umlagefähig?
Zwei Gruppen sind es grundsätzlich nicht:
- Verwaltungskosten. Hausverwaltung, Kontoführung, Porto, Steuerberatung — das trägt der Vermieter.
- Instandhaltung und Reparaturen. Was der Erhaltung des Gebäudes dient, ist nicht umlagefähig. Der Austausch eines defekten Bauteils gehört dazu.
Die Abgrenzung ist in der Praxis der häufigste Streitpunkt. Eine Wartung ist umlagefähig, eine Reparatur nicht — in einer Rechnung stehen beide Posten oft gemeinsam.
Achten Sie auf Positionen, die wie Wartung klingen, aber Instandsetzung enthalten.
Viertens: Der Verteilerschlüssel
Üblich ist die Verteilung nach Wohnfläche. Vereinbart sein kann auch nach Personen oder Einheiten — maßgeblich ist, was im Vertrag steht.
Für Heiz- und Warmwasserkosten gilt eine Besonderheit: Ein erheblicher Teil muss verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Fehlt das, dürfen Sie den Anteil kürzen.
Prüfen Sie auch Ihre Quadratmeterzahl in der Abrechnung gegen den Mietvertrag. Abweichungen kommen vor und wirken sich auf jede Position aus.
Fünftens: Leerstand und Vorjahresvergleich
Steht eine Wohnung im Haus leer, trägt der Vermieter deren Anteil — er darf ihn nicht auf die übrigen Parteien verteilen.
Und legen Sie die Abrechnung neben die des Vorjahres. Ein einzelner Posten, der sich ohne erkennbaren Grund vervielfacht hat, ist der beste Hinweis darauf, wo genauer hinzusehen ist.
Ihr Recht auf Belegeinsicht
Sie dürfen die Originalbelege einsehen — Rechnungen, Verträge, Abrechnungen der Versorger. Der Vermieter muss sie bereitstellen; eine Pflicht, Ihnen Kopien zu schicken, besteht in der Regel nicht.
Nutzen Sie das bei Zweifeln. Schon die Ankündigung führt gelegentlich dazu, dass eine Position noch einmal geprüft wird.
Wenn Sie widersprechen
Für Einwendungen haben Sie ein Jahr ab Zugang der Abrechnung. Widersprechen Sie schriftlich und nennen Sie die Positionen konkret — ein pauschaler Widerspruch hilft wenig.
Zahlen Sie den unstrittigen Teil, behalten Sie den strittigen zurück und begründen Sie das. Wer die gesamte Nachzahlung verweigert, gerät unnötig in Verzug.
Fazit
Vier Fragen klären die meisten Fälle: Kam die Abrechnung rechtzeitig? Steht die Position im Vertrag? Ist sie umlagefähig? Stimmt der Schlüssel?
Dieser Text gibt Orientierung, keine Rechtsberatung — bei größeren Beträgen oder Streit lohnt der Mieterverein, der Abrechnungen routinemäßig prüft.